Ostuarvete digiteerimine, e-arvete haldusteenus ja SAP-ga infovahetus

Riigi Tugiteenuste Keskus

Hankelepingu esemeks on ostuarvete digiteerimise ja internetipõhisesse elektroonilisse menetlemise keskkonda edastamise ning selles keskkonnas ostuarvete menetlemise teenus. Hangitav elektroonilise menetlemise keskkond peab võimaldama ostuarvetele elektroonilist konteerimisinfo (kontode ja kontolaiendite) lisamist ja ostuarvete elektroonilist kinnitamist. Lisaks peab lahendus olema integreeritud majandustarkvaraga SAP, kuhu saadetakse edasi kinnitatud konteerimisinfot sisaldavad raamatupidamisekanded. Lahendus peab võimaldama arvete ning arvetega seotud menetlusinfo elektroonilist arhiveerimist.
Menetluskeskkond peab võimaldama importida ja eksportida arveid vastavalt Eesti Pangaliidu e-arve standardi versioonile 1.11. Koos e-arve standardile vastava arvega peab liikuma kaasa kogu menetlusringi jooksul ka sama arve (algne) versioon pdf-vormingus (Portable Data Format) failina.
Täna kasutab ostuarvete menetlemise teenust 96 riigiasutust, digitaliseeritavate ostuarvete arv kuus on umbes 12 000 ja e-arveid on 9 % kõigist arvetest.

Tähtaeg

Pakkumiste esitamise tähtaeg oli 2014-01-09. Hange avaldati aadressil 2013-12-06.

Tarnijad

Lepingu sõlmimise otsustes või muudes hankedokumentides on mainitud järgmisi tarnijaid:

• Aktsiaselts Eesti Post

Kes?

• Riigi Tugiteenuste Keskus

Mida?

• Tarkvara programmeerimis- ja nõustamisteenused › Tarkvaraga seotud teenused

Kus?

• Eesti

Hanke ajalugu

Kuupäev	Dokument
2013-12-06	Hanketeade
2014-04-01	Hankelepingu sõlmimise teade

Hanketeade (2013-12-06)
Objekt
Hanke ulatus
Pealkiri: Tarkvaraga seotud teenused
Teadaande metaandmed
Originaalkeel: eesti 🗣️
Dokumendi tüüp: Hanketeade
Lepingu laad: Teenused
Määrus: Euroopa Liit
Ühtne riigihangete klassifikaator (CPV)
Kood: Tarkvaraga seotud teenused 📦

Menetlus
Menetluse liik: Avatud menetlus
Pakkumuse tüüp: Pakkumus ühe või mitme osa kohta
Preemiakriteeriumid
Majanduslikult soodsaim pakkumine

Tellija
Identiteet
Riik: Eesti 🇪🇪
Hankija liik: Valitsusasutuse hallatav riigiasutus
Hankija nimi: Riigi Tugiteenuste Keskus
Postiaadress: Suur-Ameerika 1
Postiindeks: 15006
Postilinn: Tallinn
Kontakt
Veebiaadress: http://www.rtk.ee 🌏
E-post: marek.ilves@rtk.ee 📧
Telefon: +372 6113553 📞

Viide
Kuupäevad
Saatmise kuupäev: 2013-12-06 📅
Pakkumuste esitamise tähtaeg: 2014-01-09 📅
Avaldamise kuupäev: 2013-12-10 📅
Identifikaatorid
Teadaande number: 2013/S 239-415721
Viitab teadaandele: 2013/S 69-114780
ELT-S number: 239
Täiendav teave

Pakkuja peab arvestama, et juhul kui temaga sõlmitakse hankeleping, on ta Hankija nõudmisel kohustatud lepingu kehtivusaega pikendama kuni järgmine teenusepakkuja on valmisteenust pakkuma. Lepingu kehtivusaja pikendamine toimub samadel tingimustel kokkulepitud aja jooksul. Teenuse osutamine peab algama mitte hiljem kui 1.4.2014. Hankelepingu algus on alates 1.4.2014.a kehtivusega 36 kuud.

Objekt
Hanke ulatus
Lühikirjeldus:

Menetluskeskkond peab võimaldama importida ja eksportida arveid vastavalt Eesti Pangaliidu e-arve standardi versioonile 1.11. Koos e-arve standardile vastava arvega peab liikuma kaasa kogu menetlusringi jooksul ka sama arve (algne) versioon pdf-vormingus (Portable Data Format) failina.

Täna kasutab ostuarvete menetlemise teenust 96 riigiasutust, digitaliseeritavate ostuarvete arv kuus on umbes 12 000 ja e-arveid on 9 % kõigist arvetest.

Osa number: 1
Osa nimi: Ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine ja e-arvetena edastamine arvete haldusteenust pakkuva operaatori eAHKisse
Lühikirjeldus:

Hanke osa I objektiks on järgmised teenused:1. Hankijale saadetavate ostuarvete vastuvõtmine;2. vajadusel vastuvõetud arvete digiteerimine;3. e-ostuarvetena selle operaatorfirma eAHKisse edastamine, mida Hankija kasutab oma e-ostuarvete menetlemiseks (edaspidi Hankija eAHK).

Hanke osa I objektiks on järgmised teenused:

1. Hankijale saadetavate ostuarvete vastuvõtmine;

2. vajadusel vastuvõetud arvete digiteerimine;

3. e-ostuarvetena selle operaatorfirma eAHKisse edastamine, mida Hankija kasutab oma e-ostuarvete menetlemiseks (edaspidi Hankija eAHK).

Kogus või ulatus: Paber- ja PDF arve haldus 511 000 tke-arve haldus 219 000 tkAsutuse kuu litsents 5 109 tk.

Paber- ja PDF arve haldus 511 000 tk

e-arve haldus 219 000 tk

Asutuse kuu litsents 5 109 tk.

Osa number: 2
Osa nimi: e-arvete eAHK kasutamist võimaldav teenus ( e-ostuarvete vastuvõtmine, menetlemine, infovahetus majandustarkvaraga SAP, arhiveerimine)
Lühikirjeldus:

Hanke osa II objektiks on järgmised teenused:1. e-ostuarvete vastuvõtmine ja e-arvetena eAHKisse edastamine;2. e-ostuarvete elektroonilist menetlemist (kontrollimist ja kinnitamist) võimaldav teenus eAHKis;3. ostuarvete menetlemiseks vajaliku andmevahetuse tagamine olemasoleva ja uue SAPiga;4. e-ostuarvete arhiveerimine koos menetlusinfo ja SAPist saadetava raamatupidamiskirjendi numbriga.

Hanke osa II objektiks on järgmised teenused:

1. e-ostuarvete vastuvõtmine ja e-arvetena eAHKisse edastamine;

2. e-ostuarvete elektroonilist menetlemist (kontrollimist ja kinnitamist) võimaldav teenus eAHKis;

3. ostuarvete menetlemiseks vajaliku andmevahetuse tagamine olemasoleva ja uue SAPiga;

4. e-ostuarvete arhiveerimine koos menetlusinfo ja SAPist saadetava raamatupidamiskirjendi numbriga.

Kogus või ulatus: Ostuarve haldus 730 000 tkAsutuse kuu litsents 5 109 tk.
Ostuarve haldus 730 000 tk
Kestus: 36 kuud
Esitamiskoht
Peamine tegevuskoht või esinemispaik: Tallinn.

Õiguslik, majanduslik, finants- ja tehniline teave
Osalemise tingimused
Sobivus tegutseda kutsealal:

1.1. keda on või kelle seaduslikku esindajat on kriminaal- või väärteomenetluses karistatud kuritegeliku ühenduse organiseerimise või sinna kuulumise eest või riigihangete nõuete rikkumise või kelmuse või ametialaste või rahapesualaste või maksualaste süütegude toimepanemise eest ja kelle karistusandmed ei ole karistusregistrist karistusregistri seaduse kohaselt kustutatud või karistus on tema elu- või asukohariigi õigusaktide alusel kehtiv;

2. kes on pankrotis või likvideerimisel, kelle äritegevus on peatatud või kes on muus sellesarnases seisukorras tema asukohamaa seaduse kohaselt;

3. kelle suhtes on algatatud sundlikvideerimine või muu sellesarnane menetlus tema asukohamaa seaduse kohaselt.

Pakkuja esitab kirjaliku kinnituse vastavate asjaolude puudumise kohta hankedokumentide (edaspidi HD) vormil II.

2.4. kes on samas riigihankes esitanud ühise pakkumuse, olles ühtlasi esitanud pakkumuse üksi, esitanud mitu ühist pakkumust koos erinevate teiste ühispakkujatega või andnud teisele pakkujale kirjaliku nõusoleku enda nimetamiseks pakkumuses alltöövõtjana hankelepingu täitmisel;

5. hankija võib pakkuja menetlusest kõrvaldada RHS § 38 lg 2 nimetud juhtudel.

Pakkuja esitab kirjaliku kinnituse vastavate asjaolude puudumise kohta hankedokumentide (edaspidi HD) Lisa 1 vormil I.

3. Hankija ei sõlmi hankelepingut isikuga ja kõrvaldab hankest pakkuja, kellel on õigusaktidest tulenevate riiklike või tema elu- või asukoha kohalike maksude või sotsiaalkindlustuse maksete võlg või tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intress (edaspidi maksuvõlg) hanke algamise päeva seisuga või maksuvõla tasumine on ajatatud pikemaks perioodiks kui kuus kuud arvates hanke algamise päevast, välja arvatud juhul, kui maksuvõla tasumise ajatamine on täies ulatuses tagatud. Maksuvõlaks loetakse riiklike või elu-või asukoha kohalike maksude ja tähtpäevaks tasumata jäetud maksusummalt arvestatud intressi võlga, mis ületab 100 eurot.

Pakkuja esitab Maksu- ja Tolliameti või pakkuja asukohariigi vastava pädevusega ametiasutuse tõendi maksuvõlgade puudumise kohta hanke algamise päeva seisuga ja pakkuja elu- või asukohajärgse kohalike maksude maksuhalduri või pakkuja asukohariigi vastava pädevusega ametiasutuse tõendi maksuvõlgade puudumise kohta hanke algamise päeva seisuga, kui neid andmeid ei ole hankijal võimalik kontrollida andmekogus olevate avalike andmete põhjal. Hankija kontrollib Eestis registreeritud isikute puhul riiklike maksude ja sotsiaalkindlustuse maksete võla puudumist ja andmeid maksuvõla tasumise ajatamise kohta e-RHRi kaudu.

4. Ühispakkujad või ühistaotlejad nimetavad hanke ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud toimingute tegemiseks volitatud esindaja. Volikiri tuleb esitada koos ühise pakkumusega.

Majanduslik ja finantsseisund:

1.1. Pakkujal peavad olema hankelepingu täitmiseks vajalikud rahalised vahendid.

Pakkuja esitab kinnituse, et tal on hankelepingu täitmise tagamiseks vajalikud vahendid HD lisa 1 vormil I.

2. Pakkuja käive avaliku- või erasektori organisatsioonidele ostuarvete digiteerimisteenuse osutamisel viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamiseni peab olema keskmiselt vähemalt 3 000 eurot kuus.

Pakkuja peab esitama andmed (HD lisa 1 vorm V osale I) ostuarvete digiteerimise käibe kohta, sh suuremate klientide nimekirja, mille alusel on võimalik küsitud andmeid kontrollida (RHS § 40 lg 1 p 3).

Kehtib hanke osale: 1 Ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine ja e-arvetena edastamine arvete haldusteenust pakkuva operaatori eAHKisse

3. Pakkuja käive avaliku- või erasektori organisatsioonidele hankeobjektiga sarnaste ostuarvete haldusteenuste (ei sisalda arvete digiteerimist) osutamisel viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamiseni peab olema keskmiselt vähemalt 5 000 eurot kuus.

Pakkuja peab esitama andmed (HD lisa 1 vorm V osale II) küsitud käibe kohta, sh suuremate klientide nimekirja, mille alusel on võimalik küsitud käivet kontrollida (RHS § 40 lg 1 p 3).

Kehtib hanke osale: 2 e-arvete eAHK kasutamist võimaldav teenus (e-ostuarvete vastuvõtmine, menetlemine, infovahetus majandustarkvaraga SAP, arhiveerimine).

Tehniline ja kutsealane võimekus:

1.1. Pakkujal peab viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamise kuupäevani olema täidetud (täitmisel) vähemalt kolm ostuarvete digiteerimise lepingut, mille summaarne maht keskmiselt on vähemalt 10 000 ostuarvet kalendrikuus.

Pakkujal tuleb esitada viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamise kuupäevani täidetud (täidetavate) ostuarvete digiteerimise lepingute nimekiri (vähemalt kolm, kusjuures riigihangete korral näidata viitenumbrid). Nimekirjas tuleb loetleda lepingud, mille summaarne maht keskmiselt on vähemalt 10 000 ostuarvet kalendrikuus. (RHS § 41 lg 1 p 2). HD lisa 1 vorm V osale I.

Informatsioon peab olema esitatud mahus, mis võimaldab hinnata nõuetele vastavust.

Juhul kui pakkuja tõendab oma tehnilise ja kutsealase pädevuse vastavust kvalifitseerimise tingimustele hankelepingu täitmise raames lisaks oma näitajatele ka teise isiku näitajate alusel, esitab pakkuja selle kohta teise isiku digitaalselt allkirjastatud nõusoleku ja kinnituse, et pakkujal on võimalus selle isiku vastavaid vahendeid hankelepingu täitmisel kasutada (RHS § 41 lg 6).

Esitatavad dokumendid peavad olema eesti keeles. Välisriigi asutuse poolt väljastatud dokumentidele peab olema lisatud tõlge eesti keelde. Kehtib hanke osale: 1 Ostuarvete vastuvõtmine, digiteerimine ja e-arvetena edastamine arvete haldusteenust pakkuva operaatori eAHKisse.

2. Pakkujal peab viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamise kuupäevani olema täidetud (täitmisel) vähemalt kolm ostuarvete haldusteenuse osutamisne lepingut, mille summaarne maht keskmiselt on vähemalt 10 000 ostuarvet kalendrikuus.

Pakkujal tuleb esitada viimase kuue kuu jooksul kuni pakkumuse esitamise kuupäevani täidetud (täidetavate) ostuarvete haldusteenuse osutamise lepingute nimekiri (vähemalt kolm, kusjuures riigihangete korral näidata viitenumbrid). Nimekirjas tuleb loetleda lepingud, mille summaarne maht keskmiselt on vähemalt 10 000 ostuarvet kalendrikuus. (RHS § 41 lg 1 p 2). HD lisa 1 vorm V osale II.

Esitatavad dokumendid peavad olema eesti keeles. Välisriigi asutuse poolt väljastatud dokumentidele peab olema lisatud tõlge eesti keelde.

Kehtib hanke osale: 2 e-arvete eAHK kasutamist võimaldav teenus (e-ostuarvete vastuvõtmine, menetlemine, infovahetus majandustarkvaraga SAP, arhiveerimine).

Lepingu täitmine
Töötajate nimed ja kutsekvalifikatsioonid ✅

Menetlus
Pakkumuse kehtivusaeg: 90 päeva
Pakkumuste avamise kuupäev: 2014-01-09 📅
Preemiakriteeriumid
Kriteerium: 1. Osa 2. Pakkumuse kogumaksumus (90)
2. Osa 2. Funktsionaalsuse alternatiivne lahendus (10)
3. Osa 1. Pakkumuse kogumaksumus (95)
4. Osa 1. Funktsionaalsuse alternatiivne lahendus (5)
Keeled
Keel: eesti 🗣️

Tellija
Identiteet
Riiklik registreerimisnumber: 70007340
Kontakt
Kontaktpunkt: Marek Ilves
Osalemise URL: https://riigihanked.riik.ee 🌏
E-post: vako@fin.ee 📧
Dokumentide URL: https://riigihanked.riik.ee 🌏

Viide
Kuupäevad
Alguskuupäev: 2014-04-01 📅
Avaldamise kuupäev: 2013-04-09 📅
Identifikaatorid
Teatise number Euroopa Liidu Teatajas S: 2013/S 69-114780
Täiendav teave

Teenuse osutamine peab algama mitte hiljem kui 1.4.2014.

Hankelepingu algus on alates 1.4.2014.a kehtivusega 36 kuud.

Täiendav teave
Läbivaatamise keha
Nimi: Riigihangete Vaidlustuskomisjon
Postiaadress: Suur-Ameerika 1
Postilinn: Tallinn
Postiindeks: 15006
Riik: Eesti 🇪🇪
E-post: vako@fin.ee 📧
Telefon: +372 6113711 📞
Veebiaadress: http://www.fin.ee/vaidlustuskomisjon/ 🌏
Faks: +372 6113760 📠
Teenistus, kust saab teavet läbivaatamismenetluse kohta
Sama kui: Läbivaatamise keha
Allikas: OJS 2013/S 239-415721 (2013-12-06)

Hankelepingu sõlmimise teade (2014-04-01)
Objekt
Hanke ulatus
Hanke kogumaksumus: 475 186 💰
Teadaande metaandmed
Dokumendi tüüp: Hankelepingu sõlmimise teade

Menetlus
Pakkumuse tüüp: Ei kohaldata

Viide
Kuupäevad
Saatmise kuupäev: 2014-04-01 📅
Avaldamise kuupäev: 2014-04-04 📅
Identifikaatorid
Teadaande number: 2014/S 067-115514
Viitab teadaandele: 2013/S 239-415721
ELT-S number: 67

Lepingu sõlmimine

1️⃣
Lepingu sõlmimise kuupäev: 2014-03-31 📅
Nimi: Aktsiaselts Eesti Post
Postiaadress: Pallasti 28
Postilinn: Tallinn
Postiindeks: 10001
Riik: Eesti 🇪🇪
E-post: hange@post.ee 📧

2️⃣
Teave pakkumiste kohta
Saadud pakkumiste arv: 2

Tellija
Identiteet
Riiklik registreerimisnumber: 10328799

Viide
Identifikaatorid
Teatise number Euroopa Liidu Teatajas S: 2013/S 239-415721
Allikas: OJS 2014/S 067-115514 (2014-04-01)

Uued hanked seotud kategooriates 🆕

IT-teenused: nõuande-, tarkvaraarendus-, Interneti- ja tugiteenused (18 uued hanked)

Tarkvara programmeerimis- ja nõustamisteenused (17)

Tarkvaraga seotud teenused (5)